ETIKA BERTELEPHONE

1. jangan biarkan telephone berdering terlalu lama
2. pesawat telephone harus selalu dijaga
3. setiap pesan dicatat
4. beri perhatian
5. menyebut nama
6. jangan membeda bedakan
7. gunakan magic word
8. pemutusan hubungan
9. dengarkan pembicaraan tamu
10. bersikap sabar
11. jangan berbicara jika sedang bertelephone
12. siapkan selalu buku petunjuk telephone

SOPAN SANTUN BERTELEPHONE

1. teknik mengangkat telephone
1. setiap kali telephone berdering jangan sampai dering telephone berbunyi lebih dari 3 x
2. gunakan tangan kiri untuk mengangkat telephone, sedangkan tanagn kanan siapkan alat tulis
2. siapkan buku catatan
1. siapkan buku catatan dan catatlah hal hal penting yang disampaikan penelpon
2. petugas harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan 2 tanganya
3. memberi salam kepada telephone
1. berilah salam sesuai dengan waktu menelpon, kemundian salurkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor, atau nomor telephone, dan nama penerima telephone)

contoh :

 “ AsA hotel good moring, yayan speaking, how may I assist you?”

4. Bila penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan pertanyaan misalkan “ I am sorry May i know who is calling?”. Jangan berkata seperti anak kecil “ who is it?” meskipun percakapan dilakukan melalui telephone tutur kata harus tetap diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon

HAL HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN KETIKA MENERIMA TELEPHONE

1. jangan membiarkan telephone berdering terlalu lama
2. jangan memulai dengan kata “ hallo”
3. jangan menggunakan telephone di tempat kerja untuk kepentingan pribadi
4. berusahalah mendengarkan lawan bicara
5. jangan mengucapkan kata kata yang menyinggung perasaan
6. berusahalah mendengarkan lawan hicara
7. berusahalah untuk menanggapi maksud pembicaraan dengan cepat dan memberi kesan bahwa yang kita ajak bicara diperhatikan.
8. berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu lambat, dan tidak terlalu cepat.
9. apabila kita menelpon, kitaharus bisa menyebut nama dan jabatan orang yang kita tuju
10. apabila kita menelpon seseorang kita dapat menanyakan apakah memang saat ini waktu yang tepat untuk berbicara
11. jangan menganggap bahwa pangilan telepon merupakan gangguan pekerjaan
12. catat poin pesan pesan yang disampaikan
13. mintalah nomor telephone sekaligus minta maaf jika membuat kesalahan sewaktu melakukan pembicaraan
14. akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa ucapkan “thank you” atau “your welcome” dan salam

letakkan gagang telephone dengan pelan